Il existe plusieurs logiciels de gestion de copropriété sur le marché. Leur but principal est de servir d’outil de travail et d’appui aux gestionnaires de copropriété. À travers ces divers logiciels, on en retrouve certains qui sont peu complets, et d’autres qui sont trop complexes à utiliser.
Ainsi, un logiciel de gestion de copropriété doit être choisi de manière à permettre aux gestionnaires de copropriété de gagner en efficacité, d’économiser du temps et d’utiliser moins de ressources pour effectuer leurs tâches.
Donc, comment faire pour choisir le meilleur logiciel de gestion de copropriété pour ces besoins? Voici 3 points à observer pour vous assurer d’opter pour un logiciel complet et performant.
1- Ses fonctionnalités
Les fonctionnalités offertes par un logiciel de gestion de copropriété sont primordiales à observer. Il s’agit d’un des éléments les plus importants et distinctifs. Pour faire le point sur les fonctionnalités que devrait avoir votre logiciel, réfléchissez à vos actions quotidiennes… Qu’est-ce que vous devez faire sur une base régulière? Qu’est-ce qui occupe la majeure partie de votre temps?
Les gestionnaires de copropriété se chargent des tâches suivantes :
- La comptabilité
- La communication
- La gestion des travaux et des réparations
Ces trois groupes de tâches sont probablement ce qui occupe la majeure partie de vos activités au sein d’une copropriété. Ainsi, il est primordial que votre logiciel de gestion soit en mesure de vous appuyer dans ces tâches. Autrement, il ne répond pas à vos besoins.
2- Sa capacité à centraliser les actions quotidiennes
Pour être efficace dans son utilisation quotidienne, un logiciel de gestion de copropriété doit vous permettre d’effectuer l’ensemble de vos tâches au sein d’une seule et même plateforme. Il doit donc s’agir d’un logiciel qui vous permet d’intégrer tous les outils que vous utilisiez auparavant pour gérer votre syndicat de copropriété.
Ainsi, lors de l’analyse des options qui s’offrent à vous, assurez-vous d’opter pour le logiciel le plus complet possible. Si vous n’êtes pas en mesure de trouver une solution qui vous permet de tout faire à un prix qui vous convient, veillez à vous procurer des outils qui sont compatibles et qui seront possibles à lier. Autrement, vous perdrez un temps fou et vos tâches seront dupliquées.
3- Son accessibilité et ses degrés d’autorisation
La flexibilité d’un logiciel transparaît par ses capacités d’utilisation. Ainsi, opter pour un logiciel qui est accessible sur plusieurs appareils (ordinateurs, téléphones cellulaires, tablettes électroniques…) permet de répondre à tous les besoins, que ce soit au bureau ou sur la route.
Par ailleurs, beaucoup de gens interviennent dans le processus de gestion de syndicat de copropriété. Il s’agit d’un grand espace de vie occupé par plusieurs personnes. En ce sens, il est intéressant d’offrir la possibilité à tout un chacun d’interagir dans son milieu.
Par exemple, à ce niveau, une solution complète permettrait aux résidents d’avoir accès à leur compte, de visionner leurs états financiers, de faire des demandes de travaux ou de réparation, de consulter des documents de références et de communiquer entre eux sans avoir à toujours contacter le gestionnaire.
Ainsi, opter pour une plateforme qui est accessible en tout temps et qui permet de gérer les autorisations de chacun des participants permet de simplifier plusieurs processus et, d’encore une fois, alléger la tâche du gestionnaire de copropriété.
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