Lors de l’acquisition d’une copropriété divise, l’acheteur n’acquiert pas seulement le logement, mais aussi une partie des parties communes de l’immeuble. La partie commune n’est pas divisée en parts égales, car chaque copropriétaire reçoit une fraction proportionnelle à la valeur de son unité.
Dans une copropriété, tous les copropriétaires sont responsables de la gestion de la propriété ainsi que de l’entretien de l’immeuble. Il est donc de la responsabilité de chacun de s’occuper des états financiers et d’assurer la bonne gestion du syndicat. Ainsi, il est conseillé que, même si la gestion est assurée par un administrateur, les copropriétaires aient des connaissances de base sur le sujet et, surtout, sachent comment se porte la santé financière de la copropriété et la conservation de l’immeuble.
Budget annuel de la copropriété
Chaque année, le budget annuel, également connu sous le nom de budget prévisionnel, doit être préparé. Il s’agit d’un document destiné à prévoir les dépenses pour les douze prochains mois, y compris les prévisions financières. Le document doit indiquer les montants nécessaires pour payer les dépenses courantes et les contributions au fonds de prévoyance et au fonds d’auto-assurance.
Le budget prévisionnel doit également indiquer les dépenses liées à l’utilisation des zones communes restreintes. Cependant, ces montants sont payés par les copropriétaires qui ont l’exclusivité de ces espaces. En outre, le document comprend l’état des dettes et des comptes débiteurs de la propriété.
Le budget prévisionnel établit donc les contributions spécifiques de chacun des copropriétaires, afin que les dépenses soient réparties équitablement. Il doit être présenté et voté par les copropriétaires lors d’une assemblée générale.
Il est important de noter que les états financiers et le budget annuel d’une copropriété doivent être remis à chacun des copropriétaires lors de la convocation de l’assemblée générale annuelle. De cette façon, chacun des copropriétaires peut examiner les documents, vérifier la situation financière antérieure et approuver, ou non, le budget présenté.
États financiers
Les états financiers du syndicat doivent être mis à la disposition des copropriétaires, y compris le bilan (qui résume les soldes des comptes à la fin de l’année), les états des recettes et des dépenses (qui présentent les totaux pour un mois donné), la performance financière et l’état des variations des capitaux propres. En outre, les copropriétaires doivent avoir accès aux relevés bancaires afin de consulter la situation financière de la copropriété.
La législation ne détermine pas comment et qui doit préparer ces états financiers, cependant, certains documents doivent être certifiés par un comptable professionnel agréé. Le comptable examinera et vérifiera la situation comptable de la copropriété, en présentant l’actif et le passif du syndicat, la comparaison avec l’année précédente, la performance financière de la copropriété et le montant des confitures communes qui devraient être facturées.
Accès aux données financières par les acheteurs
Le Code civil du Québec prévoit que le syndicat doit présenter des documents à l’acheteur potentiel d’une fraction afin que ce dernier puisse prendre une décision éclairée. Ces documents concernent principalement la construction de l’immeuble et le syndicat.
En bref, pour effectuer l’achat, l’acheteur doit avoir accès aux états financiers et au budget de la copropriété. S’il le juge nécessaire, l’acheteur peut également demander que les documents soient examinés par un professionnel compétent en qui il a confiance.
Division des frais communs
Chaque copropriétaire doit payer les frais communs généraux, qui comprennent, par exemple, les montants pour le fonds de prévoyance. Comme mentionné, ces frais sont présentés annuellement à l’Assemblée générale. Les frais perçus auprès des copropriétaires servent à couvrir les coûts d’entretien, de maintenance préventive et les frais administratifs.
Le montant attribué à chaque copropriétaire est proportionnel à la valeur de sa fraction. Il existe également des charges communes spécifiques qui, comme mentionné ci-dessus, concernent les parties communes à usage exclusif. Les balcons, les terrasses et les fenêtres, par exemple, peuvent être des zones d’utilisation restreinte.
Disponibilité des états financiers
Le syndicat de copropriété peut utiliser un logiciel de gestion spécifique pour faciliter l’envoi de ces documents et peut également gérer l’accès par les copropriétaires.
Grâce à un logiciel de gestion de copropriété, tel que Condo Expert, les copropriétaires peuvent avoir accès au compte rendu des dernières réunions, à la présentation des comptes, au suivi des coûts et à de nombreuses autres fonctionnalités.
De plus, avec une plateforme comptable intégrée comme celle-ci, il est possible de classer les utilisateurs et de gérer les permissions, c’est-à-dire que l’accès à certaines informations peut être libéré ou non, selon ce qui est déterminé par le gestionnaire.
En outre, il est possible d’accéder aux données n’importe où, que ce soit via un téléphone mobile, une tablette ou un ordinateur portable, et le gestionnaire peut configurer l’envoi de notifications par SMS ou par courriel aux copropriétaires.
Grâce à Condo Expert, il est possible de générer des rapports simplifiés, d’établir des états des revenus et des flux de trésorerie et d’organiser la routine de travail. Le système est adapté au marché canadien et québécois et dispose de formulaires gouvernementaux intégrés.