Pour ceux qui ne maîtrisent pas les principes de base de la comptabilité, la gestion des comptes d’une entreprise commune peut sembler très difficile. Cependant, que vous soyez un syndic ou que vous siégez au conseil d’administration d’un syndicat, comprendre les bases de la comptabilité peut vous aider à gérer la copropriété de manière plus efficace.
En outre, en connaissant certaines problématiques spécifiques de la comptabilité des copropriétés, il sera plus facile de choisir des plateformes et des logiciels de gestion qui facilitent réellement votre travail. Un logiciel de gestion comptable complet doit disposer de certaines fonctionnalités, par exemple, d’archives détaillées et complètes, de la possibilité de consulter des documents et de l’enregistrement des réunions.
Dans ce texte, nous aborderons les spécificités de la gestion comptable des copropriétés et présenterons des outils qui résolvent et facilitent les processus de gestion.
Enregistrement des dépenses
Les transactions effectuées par la copropriété doivent toutes être enregistrées. Il est important d’utiliser une nomenclature claire et précise pour établir les comptes, qui sont souvent répartis comme suit :
- Provisions, avances, subventions, prêts
- Copropriétaires et tiers
- Comptes financiers
- Comptes de dépenses
- Comptes de revenus
La classification des comptes au moment de l’enregistrement permet de regrouper les éléments de même nature pour en faciliter la gestion.
Comptes bancaires
Depuis mars 2015, la loi 16 détermine que les syndicats qui dépassent 15 lots ouvrent un compte bancaire spécifique au nom du syndicat des copropriétaires. C’est un moyen de maintenir une plus grande transparence dans les comptes.
Avant cette décision, les gestionnaires d’immeubles avaient l’habitude de placer tout l’argent des condominiums qu’ils géraient sur un seul compte, ce qui rendait difficile pour les commissions de syndication l’accès à l’état réel des comptes bancaires et la consultation des relevés bancaires.
Documents comptables
La comptabilité comporte trois documents essentiels, et il incombe à l’administrateur de veiller à ce que ces documents soient toujours à jour :
Livre-journal : qui enregistre toutes les transactions effectuées, avec date et numérotation ;
Grand livre général : qui enregistre les transactions dans les comptes ;
Le bilan : qui résume les soldes des comptes à la fin de l’année.
En outre, il existe des pièces justificatives pour toutes les transactions comptables et elles doivent également être conservées. Les états des revenus et des dépenses, par exemple, présentent les totaux des catégories de revenus et de dépenses pour un mois donné.
La liste des comptes à payer comprend toutes les dépenses qui n’ont pas encore été payées par le syndicat.
En général, c’est dans cette liste que vous trouverez les factures en souffrance et les travaux non terminés, entre autres. Un autre document important est un registre de tous les chèques émis par le syndicat.
Exercice financier
La durée de l’exercice financier est de 12 mois. Le principe de l’annualité budgétaire est en vigueur depuis 2007, date à laquelle des changements ont été apportés à la loi afin de rendre les comptes plus transparents. Auparavant, cette pratique était effectuée trimestriellement et les frais étaient payés par les copropriétaires après coup. Avec cette nouvelle procédure, les collectes sont effectuées à l’avance.
Comptabilité en partie double
C’est également un autre changement qui est entré en vigueur à partir de 2007. Au lieu d’enregistrer les transactions au moment du paiement ou de l’encaissement, la comptabilité doit désormais enregistrer les dépenses et les recettes dès qu’elles sont engagées ou acquises. C’est-à-dire que toute écriture au crédit d’un compte doit être automatiquement et simultanément débitée d’un autre compte.
Budget prévisionnel
Le budget est un document annuel qui vise à anticiper les dépenses que la copropriété aura dans les douze prochains mois. C’est un moyen de mobiliser des fonds en appliquant les frais dus aux copropriétaires. Ce document doit être présenté et voté lors d’une Assemblée générale.
C’est lors de l’assemblée générale que les comptes de la propriété seront approuvés par les copropriétaires. Les soldes sont présentés en comparaison avec l’année précédente et la perception des frais de copropriété sera effectuée en fonction de l’approbation de ce budget annuel.
Système de gestion comptable entièrement intégré
Compte tenu de ces particularités de la gestion des copropriétés, il est fortement recommandé d’utiliser un logiciel de gestion pour les copropriétaires. Condo Expert dispose d’un système de gestion doté d’une interface conviviale qui permet de gérer les comptes débiteurs et créditeurs, les factures des fournisseurs, la comptabilité intégrée, le suivi des coûts, la gestion des mauvais payeurs et bien d’autres fonctionnalités.
En outre, le logiciel facilite la consultation des documents, l’enregistrement des dernières réunions et la présentation des comptes. La mise à jour se fait en temps réel et l’accès peut être partagé, avec différents niveaux de permission. Ainsi, il est possible de classer les utilisateurs et d’autoriser, ou non, l’accès à certaines informations.
Un autre grand avantage est la possibilité d’effectuer un rapprochement bancaire d’un nombre illimité de comptes par le biais du système. Vous pouvez accéder aux données n’importe où, que ce soit via un téléphone mobile, une tablette ou un ordinateur portable.
Avec Condo Expert, vous pouvez générer des rapports simplifiés, faire des déclarations de revenus et de flux de trésorerie, organiser votre routine de travail. Il convient de mentionner que le système est adapté au marché canadien et québécois et qu’il dispose de formulaires gouvernementaux intégrés.
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