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Une solution efficace pour la gestion de syndicat de copropriété

Condo Expert : notre nouveau produit !

Gestion full-Web, budget, gestion des fonds et portail de communication destiné aux copropriétaires pour seulement 2,90$ la porte !

Condo expert est le fruit de plusieurs mois de travail de l’équipe Magex Technologies. Ce logiciel, entièrement sur le Web, a été conçu pour la gestion de copropriétés. Les fonctions sont adaptées pour ce type de gestion :

  • Gestion des quotes-parts : vous pouvez gérer les montants des contributions aux différents fonds de chacun des copropriétés en fonction de l’espace occupé de chacune des copropriétés.
  • Gestion des fonds : vous pouvez gérer vos différents fonds (prévoyance, urgence et auto-assurance) et aussi les adapter si vos besoins changent.
  • Gestion des travaux : vous pouvez entrer chacune des demandes de travaux ainsi que les suivre et communiquer avec les différentes personnes impliquées dans la réparation à accomplir.
  • Comptabilité : vous pouvez effectuer la comptabilité de vos copropriétés à même votre logiciel ! Gérer les comptes fournisseurs, collecter les contributions ou les frais de copropriété et générer vos États Financiers.
  • Communications : vous pouvez communiquer avec vos différents contacts (copropriétaires, membres du C.A., gestionnaires, sous-traitants, fournisseurs, etc.) via courriel ou SMS, créer et envoyer des lettres à vos copropriétaires ainsi que leur donner accès à un portail de communication qui leur est destiné.

En plus d’être un logiciel complet, il est possible de connecter différents outils à votre compte Condo Expert. Vous fournir des outils performants et des moyens d’être plus optimal est la raison d’être de Magex technologies. Pour ce faire, de nombreux partenariats ont été réalisés pour vous aider dans votre gestion quotidienne :

  1.  Walter : Votre concierge virtuel. Il vous permet de donner accès à de l’information générale à vos copropriétaires concernant l’accessibilité aux services fournis, les collectes de déchets, etc. Il est également possible d’offrir la possibilité de réserver des aires communes ou de donner accès à des services à domicile. Et bien plus!
  2.  Otonom Solution : La solution de paiements en immobilier au Québec. Vous pouvez collecter vos contributions ou payer vos fournisseurs plus efficacement ! En effet, ce service vérifie si vous avez des erreurs ou des doublons, vous transmet un suivi des transmissions dans les 24h et s’occupe de transmettre l’information aux bonnes institutions financières.
  3.  Esign Connect La signature officielle disponible partout et en tout temps. Vous pouvez signer ou faire signer un document officiel sur un appareil mobile (ordinateur portable, tablette électronique ou téléphone intelligent) et être sûr de son authenticité. Vous pouvez aussi envoyer un document avec Esign Connect par courriel et suivre son état avec un interface fournit par cet outil.
  4.  HelpMee : Il trouve un réparateur, pour tout, pour vous. Il vous permet d’avoir accès à un réparateur en 3 étapes simples : 1- Vous leur envoyer une demande, 2- Vous obtenez une assistance immédiate et 3- Vous sélectionnez le réparateur de votre choix selon les soumissions obtenues. De la petite à la grande réparation, ils font le maximum pour vous offrir les meilleures entreprises. Ils vérifient les licences, les permis, les assurances, les plaintes et la réputation de toutes leurs entreprises partenaires.

Choisir Condo Expert, c’est avoir bien plus qu’un logiciel de gestion de copropriétés… C’est avoir accès à un réseau de partenaires de confiances, un support technique, à des démonstration et des formations, etc.

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Comment créer un budget dans Condo Expert

Vous êtes nouveau avec Condo Expert et vous avez de la difficulté avec la création d’un budget ?

N’ayez crainte, vous n’êtes pas le premier!

Voici les étapes pour la création de votre budget :

Loi 141 : Les impacts en gestion de copropriétés

Comment les nouvelles lois sur l’assurance en copropriété vous affecte-elle?

Le projet de loi 141 a fait beaucoup jaser! Ayez les réponses à vos questionnements…

Depuis peu, les syndicats de copropriété doivent s’adapter à de nouvelles réglementations qui ne sont pas en leur faveur en termes d’assurance de la copropriété. En effet, désormais, ils doivent bâtir un fond d’auto-assurance pour couvrir les franchises d’assurance. Ce fond doit être liquide et disponible à court terme.

De plus, désormais, si un copropriétaire est fautif pour un sinistre ou une réclamation d’assurance, le syndicat de copropriété n’est plus en mesure de collecter une partie ou l’entité des frais de franchise ou de réparations auprès de la personne en tort (un copropriétaire ou une personne faisant partie de sa maison).

La problématique de cette situation est que certaines compagnies d’assurance refusent de couvrir les syndicats de copropriété quand le copropriétaire est fautif ou sinistré si la réclamation pourrait être assumée par le fond d’auto-assurance vu son faible montant. Certaines compagnies d’assurance se justifient même par le fait que c’est la responsabilité du syndicat de copropriété de prendre aussi en charge les réparations dans les parties privatives.

D’autres conséquences ont eu lieu. En effet, les coûts des primes d’assurance auraient augmenté significatives depuis ce changement de loi selon certains acteurs dans le domaine de la copropriété. Ceux-ci ont été très déçus, car ils n’ont pas été consultés avant de mettre la loi en place.

Certains juristes se sont penchés sur les nouvelles lois, et elles sembleraient ambigües et contradictoires. Le gouvernement devrait-il les modifier? Est-ce que des actions en faveur des syndicats de copropriétés seront prises?

Voici les nouvelles réglementations en question :

« 1074.1 Lorsque survient un sinistre mettant en jeu la garantie prévue par un contrat d’assurance de biens souscrit par le syndicat et que celui-ci décide de ne pas se prévaloir de cette assurance, il doit avec diligence voir à la réparation des dommages causés aux biens assurés.

Le syndicat qui ne se prévaut pas d’une assurance ne peut poursuivre les personnes suivantes pour les dommages pour lesquels, autrement,
il aurait été indemnisé par cette assurance :

  1. un copropriétaire;
  2. une personne qui fait partie de la maison d’un copropriétaire;
  3. une personne à l’égard de laquelle le syndicat est tenu de souscrire une
    assurance en couvrant la responsabilité. »

 « 1074.2 Les sommes engagées par le syndicat pour le paiement des franchises et la réparation du préjudice occasionné aux biens dans lesquels celui-ci a un intérêt assurable ne peuvent être recouvrées des copropriétaires autrement que par leur contribution aux charges communes, sous réserve des dommages-intérêts qu’il peut obtenir du copropriétaire tenu de réparer le préjudice causé par sa faute. Est réputée non écrite toute stipulation qui déroge aux dispositions du premier alinéa. »

« 1074.3 Lorsque des assurances contre les mêmes risques et couvrant les mêmes biens ont été souscrites séparément par le syndicat et un copropriétaire, celles souscrites par le syndicat constituent des assurances en première ligne. »

 « 1075.1 Un assureur ne peut, malgré l’article 2472, être subrogé dans les droits de l’une des personnes suivantes à l’encontre d’une autre de celles-ci :

  1. le syndicat;
  2. un copropriétaire;
  3. une personne qui fait partie de la maison d’un copropriétaire;
  4. une personne à l’égard de laquelle le syndicat est tenu de souscrire une assurance couvrant la responsabilité.

Il est fait exception à cette règle lorsqu’il s’agit d’un préjudice corporel ou moral ou que le préjudice est dû à une faute intentionnelle ou à une faute lourde. »

Sources :

http://www.djclegal.com/l-assurance-des-coproprietes-divises-nouvelles-regles-applicables-depuis-le-13-12-2018-3290

http://www.bflrealestate.ca/nouvelles-et-articles/51-assurance-de-la-copropriete-projet-de-loi-141-adopte.html

https://fr.rgcq.org/assurance-article-10742/?utm_source=RGCQ+Montr%C3%A9al&utm_campaign=a1920e5d56-EMAIL_CAMPAIGN_2018_05_30_03_05_COPY_01&utm_medium=email&utm_term=0_8a7dd1a0a0-a1920e5d56-284666273&mc_cid=a1920e5d56&mc_eid=b870610779

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La comptabilité de fond en gestion de copropriété

Quand vous gérez un syndicat de copropriété, vous devez gérer plusieurs fonds qui s’y rattachent. Clarifions certains points !

À quoi sert un fond ?

Un fond sert à accumuler une somme nécessaire pour un ou des travaux sur la copropriété. Vous pouvez avoir des fonds distincts pour chaque
amélioration à effectuer ou pour l’ensemble de ceux-ci.

Habituellement, les syndicats de copropriété sont composés de base de quatre fonds :

  • Fond d’administration : Ce fond comptabilise toutes les opérations courantes.
  • Fond de prévoyance : Ce fond est obligatoire depuis 2016. Il est dédié aux dépenses liées aux réparations majeure et aux remplacements de parties communes.
  • Fond d’auto-assurance : Maintenant obligatoire, ce fond permet d’amasser des sommes pour couvrir les franchises à payer en cas de sinistre.
  • Fond d’urgence ou d’imprévus : Ce fond collecte des sommes en cas de dépenses non prévisibles de diverses natures pour des réparations urgentes.

Comment gérer les différents fonds ?

Légalement, vous devez comptabiliser les opérations de chaque fond dans des comptes bancaires et des États financiers différents. Donc, chaque fond doit posséder un compte bancaire, un état des résultats, un bilan et un état de l’actif net.

L’état de l’actif net correspond à l’ensemble des actifs moins l’ensemble des passifs. Cela permet de démontrer la situation financière de la copropriété. Il est donc alors possible de savoir si le syndicat de copropriété possède des surplus ou des pertes.

Parfois, certains syndicats de copropriété multiplient le nombre de fonds afin de compartimenter chacun des entretiens à prévoir. Toutefois, ce type de pratique complique les choses. En effet, chaque fond nécessite un compte bancaire et des États financiers distincts.

Imaginez-vous : En plus des quatre fonds de base, vous décidez de séparer le fond d’administration et vous créez un fond pour les rénovations, un fond légal et un fond pour les améliorations. Cela implique la gestion de 7 comptes bancaires et la création de 6 groupes d’États financiers.

Un compromis ?

Au lieu de multiplier des fonds, il est possible de créer des réserves dans l’état de l’actif net. Cette réserve n’engage aucunement un compte bancaire distincts. Elle est créée lorsque vous avez un surplus cumulé du fond d’administration. Vous justifiez ainsi votre surplus en le classant dans la réserve.

Sources :

http://fr.condolegal.com/gestion/chroniques/aline-desormeaux/2145-copropri%C3%A9t%C3%A9-syndicat-comptabilit%C3%A9-par-fonds-reseve

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